KPI nel regno dell’incertezza, dal Pre Covid al New normal
La pandemia sta creando significative modifiche al processo di vendita: la pianificazione, il monitoraggio e gli indicatori di performance subiranno profonde trasformazioni. Di seguito illustro un progetto di Temporary Management in corso in una PMI nel settore trasporti speciali (innovazione organizzativa e del processo di vendita) e le modifiche nei sistemi di controllo e relativi indicatori “subite e gestite” dal Pre Covid al lockdown fino alla riapertura.
Pre Covid: il metodo funziona e la rotta sembra segnata …
In condizioni di mercato maturo ma con potenziale di sviluppo (2019), gli strumenti di monitoraggio della vendita (snelli, sintetici e facili da usare) erano utilizzati dai venditori per indirizzare o modificare le azioni per raggiungere l’obiettivo. Le fasi si riassumevano in:
Generare un piano trimestrale di team condiviso con obiettivi di vendita qualitativi e quantitativi suddivisi per venditore, da cui derivare un piano individuale di azioni settimanali per raggiungerli.
Sintesi di monitoraggio settimanale individuale: ogni venerdì ciascun venditore scrive al responsabile un report con i risultati ottenuti, gli obiettivi della settimana successiva e le novità sopraggiunte per eventuali variazioni rapide.
Meeting del team ad inizio settimana successiva per fare il punto: il responsabile riallinea/ottimizza le attività verso gli obiettivi discutendoli con ciascun venditore.
Ripetere i punti 2 e 3 per tutte le settimane fino a tre mesi.
A tre mesi un rappresentante del team illustra i risultati ottenuti e li confronta con gli obiettivi prefissati: il responsabile definisce i nuovi obiettivi del trimestre successivo e le risorse necessarie per raggiungerli.
Nel 2019 il metodo ha portato buoni risultati in efficienza ed efficacia. Si è basato sul gioco di squadra con competizione costruttiva. Si condividono le pratiche con cui ciascuno ottiene i risultati: è uno stimolo reciproco al miglioramento continuo. Per cementare il gruppo, il responsabile si mette per primo in gioco con tutti gli altri componenti, e crea un premio settimanale per i più performanti. Gli indicatori erano correlati al sistema premiante individuale di ciascun componente del team.
I KPI relativi “erano”:
L’incremento di vendite (volumi e fatturato) e redditività (margine) in un anno (monitoraggio e allineamento trimestrale): misura lo sviluppo obiettivo.
Numero di nuovi clienti, percentuale di lead trasformati in clienti: indice di sviluppo e indice di abbandono dei clienti: misura l’efficacia delle attività di squadra.
Numero di ordini su numero di visite/incontri / call effettuate: misura la crescita della competenza collettiva e individuale di ciascun membro del team.
Numero di nuovi agenti /distributori selezionati e introdotti su mercati già esistenti o in nuovi mercati: misura l’internazionalizzazione.
L’efficacia delle azioni di marketing (sito, social, contenuti di valore) si misura sul numero di lead generati e trasferiti ai venditori.
Con il prossimo post vedremo come abbiamo cercato di reagire alla crisi dopo lo scoramento iniziale e quando tutto sembrava crollare.