Come minimizzare i rischi per garantire progetti di temporary management di successo

Introduzione

In questo articolo trovate una panoramica dei principali problemi, dei rischi e delle criticità ricorrenti che i temporary managers si trovano ad affrontare durante le loro missioni. E’ un riassunto, basato sulla nostra esperienza, che vuole illustrare sia i rischi che le opportunità così come le tattiche che andrebbero utilizzate per minimizzare i rischi di insuccesso a prescindere dai diversi contesti industriali in cui si opera.

Lo spirito che ha guidato la redazione dell’articolo è quello di offrire non solo una panoramica di spunti di riflessione ma anche di dimostrare come un efficace gestione delle missioni come project management può facilitare la loro gestione e semplificare l’ottenimento dei risultati attesi.

Breve presentazione del temporary management

Il Temporary management è una professione sfidante! Accade spesso che il Temporary Manager debba affrontare problemi e situazioni nelle quali solo la sua abilità di indirizzare le aspettative del cliente, identificare i rischi, mantenersi aperto alle richieste di tutti gli stakeholders e controllare quanto può pregiudicare i risultati, può assicurargli il raggiungimento degli obiettivi e proteggerlo dal fallimento.

Il Temporary management è una professione incentrata sulle persone, dove la capacità di gestire le relazioni “win / win “determina la sua efficacia” con i clienti, e permette di stabilire rapporti di lungo periodo basati sulla reciproca fiducia. Non è importante, a questo fine, in quale ambito e settore merceologico si lavori, il TM passa dall’identificazione dei problemi, alla ricerca di soluzioni o alternative e poi, in base alle decisioni del cliente, arriva a sviluppare ed implementare le soluzioni prescelte.

Spesso però il TM viene confuso con il consulente al quale però non assomiglia perché, dopo una fase iniziale che è l’unica che si potrebbe definire “consulenziale”, il temporary manager assume la piena responsabilità del successo del progetto e con le appropriate “deleghe” gestisce le risorse del cliente per ottenere gli obiettivi pianificati. Questo è in sostanza quello che rende diversi i consulenti dai temporary manager.

Le sfide del temporary manager

In questa parte ci focalizzeremo sui problemi e sui rischi che si incontrano più frequentemente nelle missioni. Facendo da diversi anni i temporary managers, abbiamo aiutato parecchie aziende di diversi settori a superare le difficoltà sorte all’interno delle loro organizzazioni proponendo soluzioni su un ventaglio molto vario di situazioni, dalla ottimizzazione delle attività del controllo Qualità alla revisione delle procedure di un ufficio tecnico alla implementazione di strategie di marketing o di acquisto.

Al di là delle inevitabili differenze dei settori industriali e dei singoli progetti, abbiamo constatato che spesso si affrontano una o più delle seguenti problematiche nella maggioranza delle missioni di temporary management.

1.      Gestire e soddisfare le aspettative del cliente

2.      Definire e controllare lo scopo della missione  

3.      Affrontare la scarsità di risorse  

4.      Saper comunicare efficacemente

5.      Gestire le resistenze al cambiamento (e gli inevitabili aspetti politici)

6.      Ottenere dal management aziendale un supporto adeguato

Queste problematiche sono tipiche di molti progetti ma qui verranno analizzate dal punto di vista del temporary manager.

1. Gestire e soddisfare le esigenze del cliente

In ogni progetto, l’obiettivo più importante è quello di soddisfare i desideri del cliente (assumendo che essi siano allineati con gli obiettivi di progetto). Proprio per la natura dei nostri incarichi, molto spesso alcuni dei progetti di temporary management non presentano subito risultati tangibili ed inoltre sussiste sempre il rischio di non riuscire in fretta ad identificare chi è il vero cliente o colui che utilizzerà i nostri risultati.

La soluzione per evitare le trappole insite in questa situazione è quella di individuare chiaramente chi è il cliente e gli altri stakeholders, definire puntualmente gli obiettivi ed i risultati di progetto, così come chiarire quali di questi risultati saranno ottenibili come output di progetto e quali invece richiederanno azioni ed attività da parte del cliente, ottenendone la validazione e poi l’approvazione  di tutti gli stakeholders.

In aggiunta visto che spesso il cliente si aspetta che il vostro tempo di TM sia infinito e che siate sempre disponibili è ugualmente importante che stimiate e pianifichiate il vostro tempo in maniera efficace negoziandolo con lui.

2. Definire e controllare lo scopo della missione

Come spesso si sente dire, la costanza del cambiamento è tipico della nostra epoca. I progetti non fanno eccezione. Ed i progetti di temporary management sono particolarmente vulnerabili ad ogni cambiamento sia nelle condizioni di contesto che in quelle organizzative.

Di fatto, definire e controllare lo scopo del progetto significa saper gestire le aspettative dei diversi stakeholders. Sarà quindi necessario chiarire nel dettaglio quali attività saranno svolte dal TM e quali invece dal personale del cliente.

3. Affrontare la scarsità di risorse

Spesso nelle missioni è necessario coinvolgere il personale delle aziende clienti, e come ci si può aspettare, queste persone non sono li ad aspettare che il T.M. gli dica cosa fare o gli chieda dati che essi ritengono riservati e di loro pertinenza. Anzi spesso si dicono impegnati con “importanti “attività da portare a termine e non sono affatto contenti di essere distratti o distolti dalla loro routine. In qualche caso però queste persone sono essenziali per la riuscita del progetto, non solo in virtù del loro contributo, ma anche perchè frequentemente sono figure “chiave” nelle loro organizzazioni il cui supporto o l’assenza del medesimo può contribuire a facilitare il compito del TM o a renderlo più complesso ed irto di difficoltà. Queste risorse, anche se non sono assegnate al progetto full time, sono essenziali e se la loro partecipazione non viene negoziata in tempo, ci si potrebbe trovare nella situazione di vedere slittare in avanti il progetto oppure di trovarsi con risultati parziali rispetto a quelli concordati.

Per evitare problemi come questo è necessario pianificare il più precisamente possibile le richieste ed i bisogni di informazioni legate al progetto, così come è utile negoziare il più efficacemente possibile con i manager funzionali i tempi che le loro risorse possono impegnare sul progetto.

Sulla base delle esperienze fatte, raccomandiamo di verificare e controllare attentamente il tipo di coinvolgimento delle persone che sono assegnate al progetto. E’ tipico che se non si è tanto fortunati da essere la priorità nelle scalette dei collaboratori, essi probabilmente cercheranno di gestire il vostro progetto in fretta per tornare alle loro occupazioni abituali. Questo però non vi garantisce affatto di arrivare ai risultati previsti.

4. Saper comunicare efficacemente

Questo è un punto fondamentale, infatti se non siete un buon comunicatore sarà difficile fare il Temporary Manager. Anzi si può dire che una gran parte del vostro tempo lo trascorrerete a comunicare mentre il progetto procede. Questo vale sia che siate impegnati su progetti che nella gestione diretta di reparti o funzioni. Dove per capacità di comunicare si intende sia l’attenzione ai contenuti che alla forma e alla capacità di raggiungere le persone “giuste” con le informazioni pertinenti.

Un potenziale ostacolo alla capacità di comunicare efficacemente può essere la mancanza di conoscenza della struttura gerarchica, dell’organizzazione e della burocrazia dell’azienda cliente da parte del TM. Per evitare che questo problema possa pregiudicare il vostro progetto, è necessario condividere un “communication planning” con tutti i vostri committenti dopo aver capito di quali tipo di informazioni essi hanno bisogno. In più sarebbe utile identificare le relazioni e le dipendenze tra i diversi stakeholders nell’organizzazione in maniera da capire la “politica” interna migliorando così le vostre possibilità di gestione delle inevitabili resistenze.

5. Gestire le resistenze al cambiamento (e gli inevitabili aspetti politici)

La resistenza al cambiamento è la naturale, scontata e del tutto prevedibile reazione che le persone esprimono in risposta al mutare delle organizzazioni. Ed è questa forse la sfida più grande per un TM: gestire questa resistenza nel proprio cliente e nella sua organizzazione. La maggioranza delle persone trovano difficile comprendere ed accettare i problemi che investono le loro aree di competenza e frequentemente quando devono mettere in discussone le loro risorse o prendere decisioni difficili preferiscono fare resistenza ai vostri tentativi di cambiamento.

I passi che si possono fare per vincere la resistenza delle persone o quanto meno per ridurla sono legati alla comprensione delle sue diverse forme, identificando quando è presente e cercando di mitigarla. Ma è anche molto importante capire che la resistenza non è un attacco personale contro di voi.

Sebbene in molti progetti è prevedibile una certa resistenza al cambiamento, come essa si manifesti ed il modo in cui la si può affrontare e ridurre è imprevedibile perchè dipende dal contesto in cui si opera, dalla cultura di quella specifica organizzazione e dalla situazione.

Tuttavia, laddove riteniate di trovare resistenza, il primo passo è quello di identificarla, per cercare di minimizzarne l’effetto e trattarla comunque come un rischio intrinseco di progetto de gestire e da tenere monitorata pianificando delle azioni correttive.

In molte organizzazioni anche gli aspetti “politici” influenzano i comportamenti delle persone e possono diventare un notevole ostacolo nella gestione della missione. Analizzare con attenzione i bisogni (dichiarati e non) dei vostri committenti e il possesso delle giuste “soft-skills” sono gli strumenti giusti per gestire gli aspetti “politici”. Inoltre non sarà mai sufficientemente enfatizzato il peso della nostra imparzialità come TM per la gestione sia della resistenza al cambiamento che della politica aziendale presso il cliente.

6. Ottenere dal management aziendale un supporto adeguato

In molti progetti di temporary management, spesso ci si lamenta del fatto che manca un adeguato supporto da parte del management del cliente; chiedere questo supporto è importante, ottenerlo è tutt’altra cosa. Esso è tanto più importante quanto la missione è complessa e richiede un intervento diretto del management.

L’importanza di avere il supporto del management del cliente è essenziale per il successo del progetto. L’approccio più frequente che si trova è quello che si può riassumere in una frase “fate quello che dico e non quello che faccio” e proprio perchè è cosi bisogna sempre tenere presente che le organizzazioni sono sistemi e come tali ogni loro parte è legata alle altre, compreso il management e che quindi un fallimento da una parte implica un fallimento dell’intero sistema.

Per ottenere questo supporto per prima cosa bisogna chiederlo al più presto ai manager interessati sopratutto se le loro aree sono direttamente coinvolte nel progetto. D’altra parte avere il loro appoggio è sempre un buon inizio per vincere le resistenze che inevitabilmente si trovano in azienda.

Conclusioni

Abbiamo esaminato sei potenziali fattori di rischio che possono influenzare l’andamento ed i risultati di progetto; ce ne possono essere altri ma questi sono quelli più critici, quelli che devono essere affrontati per primi con azioni decise.

Le Soft-skills sono la chiave del successo nella gestione delle resistenze al cambiamento, nella gestione delle aspettative degli stakeholders e degli aspetti politici. Inoltre la conoscenza dei concetti base del coaching, dei comportamenti organizzativi e della psicologia del lavoro potranno sempre essere di aiuto al TM.

Molti dei concetti e delle tecniche esaminati sono utilizzati in ogni professione ma solo in quella del temporary management diventato un fattore fondamentale per il successo dei progetti. Come già scritto, gestire una missione come temporary manager è molto sfidante a patto che si osservino determinate cautele tra le quali individuare e gestire le aspettative degli stakeholders e se si trascura questo aspetto il progetto potrebbe diventare il vostro peggior incubo. Se volete avere successo come temporary manager dovete essere capaci di gestire questi aspetti del progetto.

(Jonathan Selby, Laura Robotti)